3. Thủ thuật số 3:

Làm sao để tôi nhận biết được văn bản gốc gửi cho tôi có thay đổi?

Đứng lo về điều đó, hệ thống sẽ có những cảnh báo cho bạn, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu...

Tôi giả sử, bạn có một văn bản từ Tổng công ty/phòng ban gửi qua cho bạn, bạn đã lấy số vào sổ văn bản. Hôm sau, người văn thư trên Tổng/phòng ban đã gửi cho bạn hôm qua bất chợt thay đổi nội dung văn bản gốc, vậy thì bạn làm sao biết được điều đó?

Đầu tiên: hệ thống sẽ gửi cho bạn 1 thông báo văn bản gốc đã có thay đổi. (Thông báo nằm bên góc phải trên)

Ngoài ra, hệ thống sẽ đưa ra một cảnh báo cho bạn khi click vào xem nội dung của văn bản, khi văn bản gốc đã có thay đổi, hệ thống sẽ phát ra âm thanh cảnh báo cùng nội dung thông báo

 

Lưu ý: Thông báo cảnh báo khi click vào xem nội dung sẽ chỉ báo 1 lần duy nhất, lần sau vào nó sẽ không thông báo trở lại lần 2.

Ngoài ra, tương tự như bên lịch công việc, bạn cũng có thể tận dụng chức năng Mức độ khẩn khi tạo mới hay sửa văn bản để thông báo đến các thành viên mức độ quan trọng của văn bản

 

Chức năng nằm trong Tab Thông tin khác, bạn click vào để sổ nội dung ra và chọn.

Giả sử tôi chọn mức văn bản này là văn bản Khẩn, ngoài trang chủ, nó sẽ thể hiên như thế nào, các bạn hãy xem hình bên dưới:

 

Dấu hiệu chữ Khẩn sẽ nhấp nháy làm nổi bật nội dung văn bản mà bạn cần muốn cho người khác nhận biết. Ngoài ra, khi click vào xem nội dung, cảnh báo hình ảnh + âm thanh cũng được thực hiện tương tự như bên lịch công việc.

 

 

Nhóm phát triển Văn phòng điện tử - Diễn đàn Văn phòng điện tử SAWACO